Ein Workflow ist ein automatisierter Ablauf, der Ihnen hilft, Aufgaben oder Prozesse effizienter zu gestalten – ganz ohne manuelles Eingreifen. Sie definieren einmal die Regeln, und ab dann läuft alles automatisch.
DIE DREI BAUSTEINE EINES WORKFLOWS
Ein Workflow besteht immer aus drei Komponenten:
- TRIGGER (AUSLÖSER)
Das Ereignis, das den Workflow startet.
Beispiel: Ein Gast meldet sich zu einem Event an. - KONDITIONEN (BEDINGUNGEN)
Regeln, die prüfen, ob bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
Beispiel: Der Gast wurde von einem bestimmten Vertriebsmitarbeiter eingeladen. - AKTION
Die Handlung, die automatisch ausgeführt wird, wenn die Bedingung erfüllt ist.
Beispiel: Eine E-Mail wird an den Vertriebsmitarbeiter gesendet.
BEISPIELHAFTER WORKFLOW
- Wenn sich ein Gast registriert (TRIGGER)
- Der Vertriebsmitarbeiter „Max Mustermann“ ist (BEDINGUNG)
- dann erhält Max Mustermann eine automatische E-Mail (AKTION).
SO AKTIVIEREN SIE EINEN WORKFLOW
- Gehen Sie zu Ihrem Event:
Navigieren Sie im Menü zu Events und wählen Sie das gewünschte Event aus. - Öffnen Sie die Workflow-Einstellungen:
Gehen Sie zu Einstellungen > Workflows. - Erstellen Sie einen neuen Workflow:
Klicken Sie auf „Workflow hinzufügen“. - Legen Sie die Bestandteile fest:
- Trigger auswählen – z. B. „Gast registriert sich“
-
- Bedingung festlegen – z. B. „eingeladen von Max Mustermann“
-
- Aktion bestimmen – z. B. „E-Mail an Vertriebsmitarbeiter senden“
SPEICHERN
Vergessen Sie nicht, Ihren Workflow zu speichern.
ÄNDERUNGSPROTOKOLL
Unter „Änderungsprotokoll“ können Sie nachvollziehen, welche Workflows ausgelöst wurden und wann welche Aktion erfolgt ist.
Hinweis: Die Ansicht ist etwas technisch, bietet Ihnen aber eine detaillierte Kontrolle über alle automatisierten Abläufe.