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Kalenderdateien (.ics) erstellen und in E-Mails verlinken

Aktualisiert

In diesem Artikel lernen Sie, wie Sie in der AirLST Suite eine benutzerdefinierte Kalenderdatei (.ics) anlegen, veröffentlichen und als Platzhalter-Link in E-Mails (z. B. Einladungen, Reminder) einbinden. So können Ihre Gäste, Termine mit einem Klick in ihren Kalender importieren.

VORAUSSETZUNGEN

  • Rolle/Berechtigung zum Bearbeiten von Dokumenten und E-Mail-Vorlagen in der AirLST Suite.
  • Eine E-Mail-Vorlage (neu oder bestehend), in der der Link/Button zur .ics-Datei eingefügt wird.

SCHRITT 1
.ICS-KALENDERDATEI IM ABSCHNITT DOKUMENTE ERSTELLEN

  1. Navigieren Sie in der AirLST Suite zu Dokumente.
  2. Klicken Sie auf Neues Dokument.
  3. Wählen Sie im Dropdown Benutzerdefinierte Kalenderdatei (.ics).
  4. Es öffnet sich das Erstellungsfenster. Füllen Sie die relevanten Felder aus, z. B.:
    • Titel (Anzeigename des Termins)
    • Start-/Enddatum & Uhrzeit
    • Zeitzone (sehr wichtig für korrekte Anzeige bei den Gästen)
    • Ort (Adresse oder Online-Link)
    • Beschreibung/Notizen (Agenda, Hinweise, Einlass etc.)

  5. Wichtig: Setzen Sie den Status auf Veröffentlicht.

    Nur veröffentlichte Dokumente stehen später als Platzhalter im E-Mail-Editor zur Verfügung.

  6. Schließen Sie mit Änderungen speichern ab.
  7. Ihre .ics-Datei erscheint nun in der Dokumentenübersicht.

SCHRITT 2
IN E-MAIL VORLAGE VERLINKEN

  1. Wechseln Sie zu Nachrichten → E-Mail-Vorlagen.
  2. Öffnen Sie die gewünschte E-Mail-Vorlage im Editor.
  3. Fügen Sie einen Button (oder Textlink) ein oder wählen Sie einen bestehenden Button aus.
  4. Klicken Sie in der Editor-Taskbar auf Platzhalter verwenden.
  5. Wechseln Sie in die Gruppe „Dokumente“ und wählen bitte die soeben erstellte Kalenderdatei aus.
  6. Der Editor liefert Ihnen nun den Platzhalter-Code in geschweiften Klammern.
  7. Kopieren Sie diesen Code in das URL-Feld Ihres Buttons (oder hinterlegen ihn als Link hinter einem Text).

  8. Speichern. 

    Beim Versand ersetzt die Suite den Platzhalter nun automatisch durch den korrekten Download-Link zur .ics-Datei.

Ergebnis: Ihre Gäste können über den Button/Link die Kalenderdatei direkt öffnen bzw. in ihren Kalender (z. B. Apple, Google, Outlook) importieren.

BEST PRACTICES

  • Eindeutige Titel & Zeitzone: Verwenden Sie einen klaren Termin-Titel und prüfen Sie die Zeitzone. Das vermeidet Abweichungen bei Empfängern in anderen Regionen.
  • Ort & Beschreibung pflegen: Fügen Sie Adresse, Meeting-Link und kurze Hinweise (Dresscode, Einlass, Agenda) hinzu – diese Informationen landen direkt im Kalender des Gastes.
  • Fallback-Textlink anbieten: Zusätzlich zum Button einen kleinen Textlink „Termin als .ics herunterladen“ einfügen – erhöht die Klickrate und Barrierefreiheit.
  • Testversand: Schicken Sie sich vor dem Rollout einen Test (an verschiedene Mail-Clients, z. B. Outlook & Gmail) und prüfen Sie Import & Uhrzeit Darstellung.

HÄUFIGE FRAGEN & FEHLERBEHEBUNG

Der Platzhalter ist in „Platzhalter verwenden“ nicht sichtbar.

  • Prüfen Sie, ob das Dokument den Status „Veröffentlicht“ hat und gespeichert wurde.
  • Aktualisieren Sie die Seite des Editors und öffnen den Platzhalter-Dialog erneut.

Der Button öffnet keine Datei / Link wirkt leer.

  • Stellen Sie sicher, dass der Platzhalter-Code vollständig kopiert wurde (inkl. beider geschweiften Klammern) und im URL-Feld des Buttons steht – nicht im Sichttext.
  • Entfernen Sie vorangestellte Protokolle wie https://, wenn der Platzhalter bereits eine vollständige URL liefert.

Zeiten werden bei Gästen falsch angezeigt.

  • Prüfen Sie Zeitzone und Sommerzeit im .ics-Dokument.
  • Testen Sie Import in mindestens zwei gängigen Kalendern (Outlook, Google Calendar).

Der Browser lädt die .ics herunter statt sie direkt zu öffnen.

  • Das Verhalten ist clientabhängig und normal. Nach dem Download genügt ein Doppelklick bzw. „Öffnen mit Kalender“.

HINWEISE ZUR DARSTELLUNG IN KALENDERN

Die .ics-Spezifikation wird von gängigen Kalendern unterstützt. Einzelne Clients (z. B. unterschiedliche Outlook-Versionen) können Felder leicht anders darstellen. 
Prüfen Sie deshalb bei wichtigen Aussendungen immer einen Testimport.

Gut zu wissen:
Schreiben Sie in der E-Mail dazu: „Mit Klick auf den Button, speichern Sie den Termin direkt in Ihrem Kalender.“
Das erhöht die Verständlichkeit für Ihre Gäste.

 

Bei Fragen steht Ihnen unser Customer Service Team jederzeit zur Verfügung.

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