In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie je Dokumentvorlage einen eigenen Dateinamen vergeben und veröffentlichte Dokumente als persönlichen Download-Link in E-Mails und SMS verschicken.
VORAUSSETZUNGEN
Bevor Sie starten, benötigen Sie:
- mindestens eine Dokumentvorlage im Event
- für Download-Links ein Dokument mit dem Status Published
- Zugriff auf die E-Mail- bzw. SMS-Vorlagen des Events
DATEINAMEN JE DOKUMENTVORLAGE VERGEBEN
Jede Dokumentvorlage besitzt ein eigenes Feld für den Dateinamen. So erkennen Gäste und Ihr Team an der heruntergeladenen Datei unmittelbar, ob es sich um ein Ticket, eine Rechnung oder eine Bestätigung handelt.
- Öffnen Sie im Event den Bereich Dokumente und darin die gewünschte Dokumentvorlage.
- Tragen Sie in den Einstellungen im Feld File name das gewünschte Namensmuster ein.
- Fügen Sie über Add Placeholders die benötigten Platzhalter ein, zum Beispiel Eventname, Kontaktname oder Gästecode.
- Speichern Sie die Vorlage über Save changes.
| Namensmuster | Ergebnis |
|---|---|
| Kalenderdatei {{event.name}} - {{contact.full_name_last_first}} - {{guest.code}} |
Future Symposium - Mustermann, Anna - A1B2C3 |
|
Wichtig: Der Platzhalter {{guest.code}} ist immer Teil des Dateinamens. So bleiben die Dateien je Gast und Vorlage eindeutig, auch wenn mehrere Gäste denselben Namen tragen. |
WO DIE DATEINAMEN GELTEN
Die vergebenen Namen greifen überall dort, wo Dokumente ausgeliefert werden:
- beim Einzel-Download am Gast
- beim Sammel-Download aus der Gästeliste, dort enthält das ZIP-Archiv die Dateien jedes Gastes mit dem jeweils korrekten Namen
- bei Dokumenten, die per E-Mail zugestellt oder als Download-Link bereitgestellt werden
DOKUMENTE ALS DOWNLOAD-LINK VERSENDEN
Veröffentlichte Dokumente eines Events stehen in der Platzhalter-Auswahl der E-Mail- und SMS-Vorlagen im Abschnitt "Dokumente" zur Verfügung.
- Öffnen Sie die gewünschte E-Mail- oder SMS-Vorlage.
- Öffnen Sie die Platzhalter-Auswahl und wechseln Sie in den Abschnitt Dokumente.
- Fügen Sie den Platzhalter des gewünschten Dokuments an der passenden Stelle ein.
Der Platzhalter erzeugt für jeden Empfänger einen persönlichen, signierten Download-Link – auch beim Massenversand. Jeder Empfänger erhält damit genau das Dokument, das zu seiner Buchung gehört.
| Achtung: Die Download-Links sind personenbezogen. Geben Sie sie nicht weiter und verwenden Sie sie ausschließlich in Nachrichten an den jeweiligen Empfänger. |
| Hinweis: Wird ein Dokument depubliziert oder gelöscht, steht der Platzhalter nicht mehr zur Auswahl und wird in gespeicherten Vorlagen leer ausgegeben. Prüfen Sie Ihre Vorlagen, wenn Sie ein Dokument aus der Veröffentlichung nehmen. |
SIE HABEN FRAGEN?
Bei Fragen steht Ihnen unser Customer Service Team zur Verfügung.