09/2026 - Release Notes | AirLST Suite

ÜBERBLICK

Das Release 09/26 bringt neun Verbesserungen über mehrere Bereiche der AirLST Suite: von neuen Gästeformular-Presets über individuelle Dokumentnamen bis zu einer überarbeiteten Logik für Gästelimit und Warteliste. 

Der Fokus liegt auf mehr Übersicht im Alltag, weniger manuellem Aufwand bei wiederkehrenden Aufgaben und klareren Entscheidungen an den Stellen, an denen bisher das System stillschweigend entschieden hat.

DIE NEUEN FEATURES

Benutzerdefinierte Felder und Add-Ons: Struktur und Bezeichnungen

Wir haben mehrere Usability-Verbesserungen rund um Add-ons und benutzerdefinierte Felder gebündelt: weniger Rätselraten darüber, wo eine Angabe eigentlich hingehört, wofür ein Feld gilt und was ein Preisfeld genau erwartet.

• Custom Fields nach Zugehörigkeit gruppiert: Die Spaltenauswahl in den Tabelleneinstellungen (Gästeliste, Kontakte, Buchungen, Add-on-Buchungen) wirft benutzerdefinierte Felder nicht mehr in einen gemeinsamen Topf. Felder erscheinen jetzt gruppiert unter ihrer Entität – Gast, Kontakt, Add-on, Add-on-Buchung – direkt unterhalb der Standardfelder.
• Klar erkennbar, was Sie gerade anlegen: Beim Anlegen eines benutzerdefinierten Feldes zeigt ein Banner an, wofür es erstellt wird – z. B. „Kontakt – unternehmensweit, in allen Events verfügbar" oder „Add-on – feste Eigenschaft, für alle Buchungen gleich". In der Gästeliste aktualisiert sich der Hinweis live mit Ihrer Auswahl.
• Einheitliche Begriffe bei Add-on-Buchungen: Die letzten Überbleibsel von „Talks" (aus der Frühphase des Produkts) sind verschwunden, ebenso „Reservierung". Add-on-Buchungen heißen jetzt durchgängig Buchungen – im Menü „Buchungen anzeigen", auf der Seite „Add-on-Buchungen", im Export „Add-on-Buchungen exportieren" und im Gast-Detail als Aktion „Add-on hinzufügen".
• Preisfelder zeigen, was sie erwarten: Alle buchbaren Preisfelder (Tickets, Slots, Stückzahl, Übernachtungen) sind jetzt mit „Bruttopreis …" beschriftet – den Nettobetrag leitet das System anhand Ihres MwSt.-Satzes automatisch ab.

Gästeformular-Presets erstellen und verwenden

Einen Gast anzulegen oder zu bearbeiten bedeutete bisher immer dasselbe Formular mit allen Feldern – bei Events mit vielen benutzerdefinierten Feldern schwer zu überblicken, ohne Hinweis darauf, welche Angaben wirklich relevant sind. Das ändert sich mit Gästeformular-Presets: Sie legen fest, welche Felder erscheinen, in welcher Reihenfolge, was Pflicht ist, was schreibgeschützt ist und was vorausgefüllt wird.

• Presets statt eines riesigen Formulars: Nutzer mit der Rolle Company Owner, Admin oder Manager – sowie AirLST Support Admins – erstellen geteilte Presets je Event: Felder auswählen (inklusive der Custom Fields des Events), Reihenfolge festlegen, Felder als Pflicht markieren, Werte als schreibgeschützt sperren und Vorbelegungswerte für neue Gäste setzen.
• Im laufenden Betrieb wechseln, persönliche Standards anpinnen: Ein neues Preset-Dropdown sitzt oben im Gast-Modal – die Auswahl eines Presets rendert das Formular sofort neu. Ein festes Preset „Standard (vollständiges Formular)" ist immer als Fallback verfügbar. Jeder Nutzer kann sich ein persönliches Standard-Preset anpinnen, getrennt für Anlegen und Bearbeiten. Presets werden im Team geteilt: Die Verwaltung erfordert Company Owner/Admin/Manager, die Nutzung steht allen offen.
• Eingebaute Absicherungen: Ein Feld auszublenden verändert nie Daten. Werte ausgeblendeter Felder bleiben beim Bearbeiten unangetastet. Vorbelegungen gelten nur beim Anlegen (bestehende Gäste behalten ihre gespeicherten Werte). Unmögliche Konfigurationen werden von vornherein blockiert: Ein gesperrtes und gleichzeitig pflichtiges Feld ohne Vorbelegung lässt sich nicht als Preset speichern.

Beispiel-Presets: ein schlankes Onsite-Formular (Name, E-Mail, Firma; Quelle automatisch gesetzt und gesperrt) für die schnelle Erfassung am Einlass · VIP- oder Presse-Intake mit vorausgefülltem und gesperrtem Gästetyp · das vollständige Formular als Bearbeiten-Standard für die Backoffice-Arbeit.

Verfügbarkeit: Auf allen Plänen verfügbar.

Dateinamen für Event-Dokumente festlegen und Dokumente per Link versenden

Zwei Verbesserungen rund um Event-Dokumente in einem Zug.

• Individueller Dateiname je Dokumentvorlage: Bisher wurde jedes generierte Dokument nach demselben festen Muster benannt ({{event.name}} {{guest.full_name}} - {{guest.code}}) – egal ob Ticket, Rechnung oder Bestätigung. Jede Dokumentvorlage hat jetzt ein eigenes Dateinamen-Feld, das alle bekannten Platzhalter unterstützt. {{guest.code}} bleibt dabei immer Teil des Namens, damit Dateinamen je Gast und Vorlage eindeutig bleiben.
• Custom Documents als Download-Link in E-Mail & SMS: Veröffentlichte Custom Documents eines Events erscheinen jetzt in der Platzhalter-Auswahl für E-Mail- und SMS-Vorlagen, in einem neuen Abschnitt „Custom Documents". Der Platzhalter rendert für jeden Empfänger einen persönlichen, signierten Download-Link – auch bei Massenversand. Kein statisches Anhängen derselben Datei für alle mehr. Wird ein Dokument depubliziert oder gelöscht, verschwindet der Platzhalter einfach aus der Auswahl und rendert in gespeicherten Vorlagen leer.

Rechnungs-PDFs einzeln oder gesammelt herunterladen

Nutzer können Rechnungs-PDFs jetzt direkt aus der Tabelle „Buchungen & Rechnungen" herunterladen – einzeln oder als Sammel-Download.

• Einzel-Download: Zeilenmenü → „Rechnung als PDF herunterladen" (Direkt-Download).
• Sammel-Download: Mehrere Zeilen auswählen → „Aktionen für Auswahl" → „Rechnungs-PDFs herunterladen". Ein Hintergrundjob erstellt ein ZIP; der Download-Link geht über das Benachrichtigungscenter und per E-Mail ein.

Ein Event samt Event App kopieren

Beim Kopieren eines Events wird ab sofort auch die Event-App mitgenommen. Bisher fiel die App beim Kopieren stillschweigend weg und musste von Hand neu aufgebaut werden – jetzt genügt eine Checkbox im gewohnten Dialog „Event kopieren".

• Eine Checkbox, die ganze App: Event-App im Kopieren-Dialog auswählen, und die vollständige App wird auf dem neuen Event neu erstellt: App-Einrichtung & Design (Theme, Branding, Navigation), App-Seiten, Agenda inkl. Speaker, Event-Plan, Verzeichnisse, FAQs, Galerien & Medienbibliothek, Aussteller, Newsfeed (redaktionelle Beiträge), Umfragen und Quizze.
• Inhalt & Struktur – nie Gästedaten: Die Kopie enthält ausschließlich Einrichtung und Inhalt. Gäste- und Laufzeitdaten bleiben bewusst außen vor: keine Chat-Nachrichten, versendeten Push-Kampagnen, Umfrage-/Quiz-Antworten, Scans oder Tracking-Daten. Alle QR-Codes werden neu generiert, Mediendateien werden physisch dupliziert – nichts in der neuen App verweist auf das ursprüngliche Event.
• Kopierte Apps starten als sicherer Entwurf: Die neue App ist unveröffentlicht, erhält eine frische URL, die Custom Domain wird nicht übernommen. Der Go-live bleibt wie gewohnt geschützt: Die Veröffentlichungsberechtigung wird nie mitkopiert, sodass eine kopierte App nicht versehentlich live gehen kann.

Das Event-Cockpit und die Navigation im Gästebereich nutzen

Wir haben dem Event-Cockpit einen aufgeräumteren, nützlicheren Header gegeben und den Gästebereich einfacher navigierbar gemacht.
Event-Status ist so auf einen Blick sichtbar, und die richtigen Werkzeuge sind einen Klick entfernt.

• Überarbeiteter Cockpit-Header: Der wuchtige Header ist verschwunden – das Cockpit zeigt jetzt Ihre wichtigsten Gästezahlen (gesamt, bestätigt, sonstige, storniert) mit einer RSVP-Fortschrittsanzeige auf einen Blick, dazu Eventdatum, Ort und Landingpage-Link in einer übersichtlichen Zusammenfassung.
• Check-in-Verlauf in der Sidebar: Beide sind jetzt eigene Menüpunkte unter „Gäste" statt Buttons über der Tabelle – schneller zu finden und immer am selben Ort.
• Ein Cockpit, das sich an Ihr Setup anpasst: Das Cockpit zeigt nur noch, was für den jeweiligen Account relevant ist: Der Landingpage-Link erscheint, wenn das Landingpage-Feature aktiv ist, ungenutzte Schnellzugriffe verschwinden aus dem Header.

Zeilenanzahl der Gästeliste einstellen

Die Gästeliste sprang bisher bei jedem Öffnen auf 25 Zeilen zurück, sodass Sie Ihre Ansicht bei jedem Besuch neu einstellen mussten. Jetzt merkt sie sich Ihre Wahl, pro Event.

• Merkt sich Ihre Zeilenanzahl – pro Event: Stellen Sie die Liste auf 100 (oder 250, 500 …), bleibt sie beim nächsten Öffnen dieses Events so eingestellt. Jedes Event behält seine eigene Größe, denn ein Event mit 50 Gästen und eines mit 5.000 Gästen wollen selten dieselbe Ansicht.
• Größerer Standardwert + neue Option 50: Neue Gästelisten öffnen jetzt standardmäßig mit 50 statt 25 Zeilen, und 50 ist neu im Zeilen-Dropdown wählbar (bisher ging es direkt von 25 auf 100).

Mit mehreren Usern gleichzeitig in der Gästeliste arbeiten

Arbeiten in einer stark frequentierten Gästeliste ist jetzt deutlich ruhiger. Die Liste lädt sich nicht mehr selbst neu, während jemand eine Massenaktion ausführt.
Ihre Arbeit bleibt genau dort, wo Sie sie verlassen haben.

• Bearbeiten Sie einen Gast, während Kollegen Massenaktualisierungen ausführen? Ihre offene Bearbeitung, Ihre Filter, Ihre Sortierung und Ihre Scroll-Position bleiben erhalten und nichts lädt mehr automatisch neu.
• Endlich parallel arbeiten: Eine von einem Nutzer gestartete Massenaktion sperrt die Gästeliste nicht mehr für alle anderen am Event. Jede Person arbeitet ungestört an ihren eigenen Gästen weiter.
• Sie entscheiden, wann aktualisiert wird: Während ein Massenjob läuft, sehen Sie einen kleinen Hinweis am unteren Bildschirmrand; sobald sich Daten geändert haben, erscheint eine „Aktualisieren"-Aufforderung, die Sie bei Bedarf auslösen. (Haben Sie die Massenaktion selbst gestartet, aktualisiert sich Ihre Liste automatisch nach Abschluss – außer Sie haben gerade einen Gast geöffnet.)

Gästelimit & Warteliste einrichten

Die Warteliste ist nicht länger an Ihr Gästelimit gekoppelt – und was passiert, wenn Ihr Event voll ist, ist jetzt eine Entscheidung, die Sie treffen, statt einer, die das System stillschweigend für Sie trifft.

• Warteliste-Status jederzeit verfügbar: Der Status „Warteliste" lässt sich jetzt überall setzen, wo ein Gaststatus gesetzt wird – Gästeliste, Gast-Detail, Massenaktionen, Import, API und Workflows – ganz ohne Gästelimit oder Warteliste-Einstellung.
• Sie entscheiden, was bei frei werdenden Plätzen passiert: Eine neue Einstellung, „Wenn das Gästelimit erreicht ist", ersetzt eine Regel, die bisher unsichtbar im Hintergrund lief. „Wartende zuerst – manuell" behält das bisherige Verhalten bei: Neuanmeldungen landen auf der Warteliste, Sie bestätigen, wer nachrückt. Jedes bestehende Event bleibt auf der ersten Option, es ändert sich also nichts, bis Sie aktiv umstellen.
• Jeder Weg verweigert jetzt konsequent und zeigt die möglichen nächsten Schritte: Limit anpassen oder Gast auf die Warteliste setzen.
• Unbegrenzte Warteliste: Die maximale Anzahl an Gästen auf der Warteliste kann jetzt leer bleiben. Die Anmeldung bleibt dann offen, solange Sie es wünschen.

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