In den Veranstaltungseinstellungen können Sie ein allgemeines Gästelimit hinterlegen sowie die Warteliste aktivieren.
Öffnen Sie hierzu den Reiter Einstellungen und wählen Sie das Auswahlfeld Limits.
PRAKTISCHES BEISPIEL
NUTZUNG DER WARTELISTE
Angenommen, Sie definieren ein Gästelimit von 500 Personen und legen fest, dass nur Gäste mit dem Status „Bestätigt“ für die Kapazitätsberechnung berücksichtigt werden.
ABLAUF OHNE WARTELISTE
Sobald sich 500 Gäste erfolgreich registriert haben, wird die Registrierung automatisch geschlossen. Storniert anschließend mindestens eine Person, öffnet sich die Registrierung wieder, da erneut ein Platz verfügbar ist.
WARUM EINE WARTELISTE SINNVOLL IST
Um zu vermeiden, dass die Registrierung zwischenzeitlich automatisch schließt und wieder öffnet, empfiehlt sich die Aktivierung einer Warteliste.
Sobald das definierte Gästelimit (hier: 500 Bestätigungen) erreicht ist, werden alle weiteren Registrierungen automatisch der Warteliste zugewiesen.
Die betroffenen Gäste erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail, dass sie auf der Warteliste stehen.
Wichtig: Die E-Mail-Vorlage für die Wartelistenbenachrichtigung muss zuvor von Ihnen erstellt und dem Status "Warteliste" zugeordnet werden.
MANUELLE VERWALTUNG DER WARTELISTE
Bitte beachten Sie, dass kein automatisches Nachrücken vorgesehen ist.
Wenn Plätze frei werden, müssen Sie Gäste manuell vom Status „Warteliste“ auf „Bestätigt“ setzen.
WICHTIGER HINWEIS
Wenn Sie einen Gast manuell auf die Warteliste setzen, obwohl das Gäste-Limit noch nicht erreicht ist, wird die Warteliste automatisch für alle nachfolgenden Buchungen aktiviert.
Das bedeutet: Sobald ein Gast den Status „Warteliste“ erhält, bekommen alle zukünftigen Gäste ebenfalls automatisch den Status „Warteliste“ – unabhängig davon, ob das festgelegte Gäste-Limit bereits erreicht wurde oder nicht.
Sollte das einmal bei einem Event passieren, müssen Sie kurzzeitig die Limits deaktivieren und alle Gäste mit dem Status „Warteliste“ auf einen anderen Status ändern z.B. „Bestätigt“. Danach können Sie die Limits und die Warteliste wieder aktivieren.
Bei Fragen steht Ihnen unser Customer Service Team jederzeit zur Verfügung.