Hinweis: Bitte gehe sorgfältig mit der Anlage von Gästen um, da jeder erstellte Gast – auch Testgäste – automatisch von deinem gebuchten Kontingent abgezogen wird.
In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du Gäste für Deine Veranstaltung importieren oder erstellen kannst. Nachdem eine Veranstaltung erstellt wurde, wirst Du zum "Cockpit" Deiner Veranstaltung weitergeleitet.
Bitte beachte, dass in Deiner Gästeliste bereits ein Benutzer vorhanden ist.
Wir sind der Meinung, dass es wichtig ist, nach der Erstellung der Veranstaltung mindestens einen Gast zu haben (nämlich Dich!), damit Du Deine Veranstaltungsanmeldung, E-Mails und Tickets testen kannst.
Natürlich wirkt sich dies auch auf die Gästekapazität des aktuellen Plans aus (z. B. kostenloser Plan - 49 Gäste übrig). Um auf Deine Abonnementdetails zuzugreifen, gehe zu Deinem Profil → Mein Abonnement.
Gäste zu Deiner Gästeliste hinzufügen
Hinweis: Bitte gehe sorgfältig mit der Anlage von Gästen um, da jeder erstellte Gast – auch Testgäste – automatisch von deinem gebuchten Kontingent abgezogen wird.
Beginnen wir mit dem Erstellen oder Importieren neuer Gäste für Deine Veranstaltung. Gehe zu "Gästeliste" und wähle eine der folgenden Optionen:
Neuen Gast hinzufügen
Klicke auf “Neuen Gast hinzufügen” um einen neuen Gast für Deine Gästeliste zu erstellen.
Fülle die erforderlichen Felder aus und klicke auf "Speichern" - die folgenden Felder sind standardmäßig verfügbar:
-
Status: Eingeladen (standard), Importiert, angefragt, Warteliste, Bestätigt, Abgesagt
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Geschlecht
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Vorname
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Nachname
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Adresszeile 1
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Adresszeile 2
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Postleitzahl
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Stadt
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Land
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E-Mail Adresse
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Telefonnummer
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Firma
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Berufsbezeichnung
E-Mail Validierung
Die E-Mail Validierung prüft beim Eingeben einer E-Mail-Adresse in der Gast-Detailkarte, ob die eingegebene E-Mail-Adresse einen ungültigen Domainnamen und nicht unterstützte Zeichen beinhaltet. Sollte das der Fall sein, ist ein Speichern der Änderung nicht möglich und es wird eine entsprechende Mitteilung angezeigt.
Gäste importieren
Klicke auf "Gäste importieren", um mit dem Gastimport zu beginnen.
Der Gast-Import-Assistent ermöglicht die Verwendung der folgenden Importmethoden:
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Importdaten einfügen (Einfach aus Excel oder einem anderen .csv-Dateiformat kopieren und einfügen)
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Importdaten hochladen (Einfach eine .csv-Datei (UTF-8) von Deinem Laufwerk auswählen und hochladen)
Wir haben auch eine Test Datei für schnelles Importieren von Gästen, am Ende des Artikels, bereitgestellt.
Wichtig - bei beiden Optionen muss ausgewählt werden, ob die erste Zeile Deiner Daten Spaltenüberschriften enthält und nicht importiert werden soll.
Als nächstes → "Zielfeld" Deinen "Quelldaten" zuordnen UND Standardwert für Buchungsstatus auswählen.
In diesem Schritt werden die einzelnen Spalten Deiner Excel/CSV-Datei den Feldern unseres Systems zugewiesen. Sollte die Spaltenüberschrift mit dem Namen eines Feldes übereinstimmen, so wird diese automatisch erkannt, sollte der Name abweichen, musst Du das Feld manuell zuweisen. Nicht zugewiesene Felder, werden automatisch ignoriert und nicht importiert. Du hast außerdem noch die Möglichkeit einzustellen, welchen Status Deine Gäste nach Import bekommen sollen.
Hinweis - Bereite vor Deinem Import schon alle Deine benötigten benutzerdefinierten Felder vor, damit alles reibungslos funktionieren kann.
Es gibt für bestimmte Felder bestimmte Regeln für den Import. So muss zum Beispiel bei einem E-Mail-Feld eine gültige E-Mail eingegeben werden. Eine Übersicht dieser Regeln findest Du in dem Artikel Spalten und Feldzuordnung beim Importieren. Sollte ein Feld bei dem Import gegen diese Regeln verstoßen, so wird der Import nicht gestartet. Du bekommst jedoch eine Excel-Datei, welche die fehlerhaften Zellen markiert, damit Du weißt wo Du etwas ändern musst.
Hinweis - Wenn die Importliste mehr Gäste enthält, als das Abonnementlimit zulässt, wird eine Warnmeldung angezeigt. Bitte überprüfe in diesem Fall die Gesamtzahl Deiner Gäste und versuche es erneut. Es ist empfehlenswert, Dein Abonnement zu upgraden, um mehr Gäste hinzufügen zu können.
Falls es mit dem Abonnementlimit und Deinen Feldern keine Probleme gibt, kannst Du deine Importdaten ein letztes mal prüfen. Hier siehst Du wie viele Gäste Du importierst, welchen Status sie haben und eine Übersicht über Deine zugewiesenen Felder.
Nachdem Du weiter klickst wird auch der Import sofort gestartet.
Achtung - bei größeren Datensätzen kann der Import etwas dauern. Du wirst benachrichtigt, sobald der Import vervollständigt wurde.