In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Gäste manuell anlegen oder importieren – per Einfügen, als CSV- oder als Excel-Datei.
| Wichtig: Jeder neu angelegte Datensatz, auch ein Testgast, wird dauerhaft auf das gebuchte Kontingent angerechnet. Das Archivieren gibt das Kontingent nicht wieder frei. Beim endgültigen Löschen wird es nur für Gäste freigegeben, die nie kontaktiert wurden (keine E-Mail erhalten und nicht eingecheckt). |
AUSGANGSLAGE
Nach dem Erstellen einer Veranstaltung landen Sie im Cockpit. Ihre Gästeliste enthält bereits Ihren eigenen Eintrag, mit dem Sie Registrierungen, E-Mails und Tickets testen können. Auch dieser Eintrag zählt zum Kontingent.
OPTION 1
GAST MANUELL ANLEGEN
- Öffnen Sie die Gästeliste.
- Klicken Sie auf Neuen Gast hinzufügen.
- Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf Speichern.
Verfügbare Status: Importiert (Standard), Eingeladen, Angefragt und Warteliste (jeweils mit benötigter Einstellung), Bestätigt, Abgesagt.
Standardmäßig verfügbare Felder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Adresszeile 1 und 2, Postleitzahl, Stadt, Land, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firma, Berufsbezeichnung.
| Hinweis: Das System prüft die E-Mail-Domain (z.B. @example.com) Bei einer ungültigen Domain oder nicht unterstützten Zeichen (z.B. @äksample.com) lässt sich der Datensatz nicht speichern. |
OPTION 2
GÄSTE IMPORTIEREN
- Öffnen Sie die Gästeliste.
- Klicken Sie auf Gäste importieren, um den Importassistenten zu starten.
Importmethode wählen
Sie haben zwei Möglichkeiten:
- Importdaten einfügen (empfohlen): Daten direkt aus Excel oder einer CSV-Datei kopieren und einfügen.
- Importdaten hochladen: eine Excel-Datei (.xlsx) oder eine CSV-Datei (UTF-8-Kodierung) hochladen.
Der Upload von Excel-Dateien (.xlsx) ist überall dort möglich, wo bisher nur CSV unterstützt wurde – einschließlich des Imports im Gästemanager. Datums- und Zahlenwerte werden dabei zuverlässig erkannt und umgewandelt.
Sie können festlegen, ob die erste Zeile Spaltenüberschriften enthält und nicht importiert werden soll.
Bei Excel-Dateien ist diese Option fest aktiviert.
Import-Vorlage nutzen
Für jedes Event steht eine generierte Import-Vorlage zur Verfügung. Jede Vorlage enthält den vollständigen Feldumfang sowie ein Feld-Verzeichnis-Blatt in der Sprache Ihres Backends.
| Vorlage | Verwendung |
|---|---|
| Gästeliste ohne Begleitpersonen | Standard-Import ohne Begleitpersonen |
| Gästeliste mit Begleitpersonen | Import inklusive Begleitpersonen |
| Gästemanager-Import | Import über den Gästemanager |
| Hinweis: Generierte Vorlagen enthalten keine Beispielzeilen. Wird eine erkannte Vorlage hochgeladen, zeigt das System im Mapping-Schritt einen entsprechenden Hinweis. |
Automatische Dateiprüfung
Beim Verlassen des Upload-Schritts prüft das System die Datei automatisch. Ist alles in Ordnung, läuft der Import ohne Unterbrechung weiter; bei Auffälligkeiten erhalten Sie vor dem Fortfahren einen Hinweis.
| Wichtig: Dateien werden abgelehnt, wenn sie nicht lesbar sind, keine Datenzeilen enthalten oder mehr als 5.000 Zeilen umfassen. |
Feldzuordnung
- Stimmen Spaltennamen mit Systemfeldern überein, erfolgt die Zuordnung automatisch.
- Abweichende Namen müssen manuell zugewiesen werden.
- Nicht zugewiesene Felder werden ignoriert.
- Der Status nach dem Import wird ebenfalls festgelegt.
- Benötigte benutzerdefinierte Felder sollten vorher angelegt werden.
| Hinweis: Eine vollständige Übersicht finden Sie im Artikel „Spalten und Feldzuordnung beim Importieren". |
Validierung und Abschluss
Verstößt ein Datensatz gegen eine Regel, wird er nicht importiert. Sie erhalten eine Excel-Datei mit den markierten Fehlern.
Übersteigt die Importliste Ihr Abonnement, erscheint eine Warnung. Sie können dann die Gästezahl prüfen oder ein Upgrade erwägen.
Vor dem Start sehen Sie die Anzahl der Gäste, den Buchungsstatus und die Feldzuordnung. Nach der Bestätigung beginnt der Import sofort und kann bei großen Datenmengen einige Minuten dauern.
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