In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Gäste per E-Mail zu Ihrem Event einladen – für jeden Registrierungstyp und wahlweise manuell über die Gästeliste oder automatisiert über eine E-Mail-Vorlage.
VORAUSSETZUNGEN
Bevor Sie starten, benötigen Sie:
Rolle/Berechtigung zum Verwalten von Gästen und E-Mails in der AirLST Suite
Gäste in Ihrer Gästeliste
Eine E-Mail-Vorlage für Ihre Einladung unter Nachrichten > E-Mails > E-Mail-Vorlagen
DER RICHTIGE LINK JE REGISTRIERUNGSTYP
Welchen Link Sie in Ihre Einladung einfügen, hängt vom Registrierungstyp Ihres Events ab. Diesen finden Sie in den Event Einstellungen unter Registrierungstyp. Die Platzhalter fügen Sie im E-Mail-Editor über Find placeholder ein (Gruppe URLs).
Registrierungs-typ
Link in der Einladung
Was der Gast sieht
Nur auf Einladung
Landingpage URL mit Code: {{guest.landing_page_url_with_login_code}}
Der Gast ist über seinen Buchungscode direkt eingeloggt und gelangt zum Registrierungsformular.
Wichtig: Bei „Nur auf Einladung“ ist eine Anmeldung ausschließlich mit dem persönlichen Buchungscode möglich. Verwenden Sie hier immer den Link mit Code – über den allgemeinen Link kommt der Gast nicht ohne Weiteres zum Formular.
Registrierungs-typ
Link in der Einladung
Was der Gast sieht
Offen und mit Einladung
Landingpage URL mit Code: {{guest.landing_page_url_with_login_code}}
Der Gast ist eingeloggt, seine Anmeldung wird seinem Eintrag auf der Gästeliste zugeordnet.
Hinweis: Bei „Offen und mit Einladung“ können sich Gäste auch über den allgemeinen Link anmelden. Für Gäste, die bereits auf Ihrer Gästeliste stehen, empfehlen wir dennoch den Link mit Code, damit die Anmeldung eindeutig dem richtigen Gast zugeordnet wird.
Registrierungs-typ
Link in der Einladung
Was der Gast sieht
Ein Passwort für alle
Landingpage URL: {{event.centerstage_public_url}} plus das Passwort im E-Mail-Text
Der Gast öffnet die Landingpage und meldet sich mit dem gemeinsamen Passwort an.
Hinweis: Bei „Ein Passwort für alle“ kann die Suite den Gast bei der Anmeldung nicht dem Eintrag auf Ihrer Gästeliste zuordnen. Personalisierte Inhalte auf der Landingpage stehen daher nicht zur Verfügung.
OPTION A: EINLADUNG ÜBER „AKTION FÜR AUSWAHL“ VERSENDEN
Dieser Weg eignet sich, wenn Sie selbst bestimmen möchten, wann welche Gäste die Einladung erhalten – z. B. in mehreren Wellen.
Öffnen Sie die Gästeliste Ihres Events.
Markieren Sie die gewünschten Gäste über das Kästchen links vom Namen. Über das Kästchen neben „#“ wählen Sie alle Gäste auf einmal aus.
Klicken Sie oben links auf das Dropdown-Menü Aktion für Auswahl und wählen Sie E-Mail senden.
Wählen Sie Ihre Einladungsvorlage aus.
Prüfen Sie die personalisierte Vorschau einzelner Gäste über die Liste rechts oder mit Nächste und Vorherige.
Schicken Sie sich über Vorschau senden eine Test-E-Mail und prüfen Sie, ob der Link funktioniert.
Klicken Sie unten rechts auf Senden.
Tipp: Mit Filtern in der Gästeliste (z. B. nach einem benutzerdefinierten Feld) können Sie gezielt eine Gästegruppe auswählen und nur diese einladen.
OPTION B: EINLADUNG AUTOMATISCH ÜBER DIE E-MAIL-VORLAGE VERSENDEN
Bei diesem Weg verknüpfen Sie Ihre Einladungsvorlage mit dem Gaststatus Eingeladen. Sobald ein Gast diesen Status erhält, versendet die Suite die Einladung automatisch.
Öffnen Sie Nachrichten > E-Mails > E-Mail-Vorlagen.
Klicken Sie bei Ihrer Einladungsvorlage auf das Editier-Symbol.
Wählen Sie im Feld Automatisierte Status-E-Mail den Status Eingeladen aus.
Speichern Sie die Vorlage. Automatisierte Vorlagen erkennen Sie in der Übersicht an der farbigen Flagge.
Setzen Sie den Status der Gäste, die eingeladen werden sollen, auf Eingeladen.
Wichtig: Die Einladung wird bei jedem Wechsel auf den Status „Eingeladen“ sofort versendet. Prüfen Sie Vorlage und Link deshalb vorab mit einem Testgast, bevor Sie den Status für Ihre gesamte Gästeliste ändern.
Hinweis: Für weitergehende Automatisierungen, z. B. abhängig von bestimmten Feldwerten, stehen Ihnen unter Einstellungen > Workflows zusätzliche Möglichkeiten zur Verfügung. Mehr dazu im Artikel „Was ist ein Workflow und wie funktioniert er?“.