In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihren eigenen SMTP-Server mit der AirLST Suite verbinden, damit Einladungen, Bestätigungen und alle weiteren E-Mails über die Mail-Infrastruktur Ihres Unternehmens versendet werden.
WAS IST EIN EIGENER SMTP-SERVER?
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ist das Standardprotokoll für den Versand von E-Mails. Ein SMTP-Server ist der Postausgangsserver, über den E-Mails an die Empfänger zugestellt werden.
Ohne eigene Konfiguration versendet die AirLST Suite alle E-Mails über die AirLST-eigene Versandinfrastruktur. Wenn Sie einen eigenen SMTP-Server verbinden, übergibt die AirLST Suite die E-Mails stattdessen an Ihren Mailserver, der sie anschließend an die Gäste zustellt.
Das ist insbesondere sinnvoll, wenn:
- Ihre IT-Richtlinien vorschreiben, dass E-Mails mit Ihrer Domain ausschließlich über eigene Server versendet werden.
- E-Mails an interne Empfänger zuverlässig zugestellt werden sollen, ohne dass externe Versanddienste freigegeben werden müssen.
- Sie den Versand vollständig in Ihren eigenen Systemen nachvollziehen möchten.
VORAUSSETZUNGEN
Bevor Sie starten, benötigen Sie:
- Die SMTP-Zugangsdaten Ihres Mailservers (Host, Port, Verschlüsselung, Benutzername und Passwort) – diese erhalten Sie von Ihrer IT-Abteilung oder Ihrem E-Mail-Anbieter.
- Eine Absenderadresse, die über diesen SMTP-Server versenden darf.
- Die Freigabe Ihres Mailservers für Verbindungen aus der AirLST Suite (z. B. über eine Firewall- oder IP-Freigabe).
SCHRITT-FÜR-SCHRITT-ANLEITUNG
- Öffnen Sie in der Seitenleiste den Menüpfad > E-Mail > Eigener SMTP.
- Klicken Sie auf "+ Neuen benutzerdefinierten Mailer erstellen".
- Tragen Sie die Zugangsdaten Ihres Mailservers in die Pflichtfelder ein (siehe Tabelle unten).
- Öffnen Sie bei Bedarf den Bereich Erweitert.
- Klicken Sie auf Speichern.
- Versenden Sie eine Test-E-Mail an sich selbst und prüfen Sie Zustellung, Absender und Darstellung.
DIE FELDER IM ÜBERBLICK
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Host-Adresse | Adresse Ihres Postausgangsservers, z. B. smtp.ihre-domain.de |
| Port-Nummer | Port, auf dem der Server Verbindungen annimmt. Voreingestellt ist 587, der übliche Port für verschlüsselten Versand. |
| Verschlüsselungsart | Verschlüsselungsverfahren der Verbindung, voreingestellt ist TLS. Wählen Sie das Verfahren, das Ihr Mailserver vorgibt. |
| Benutzername | Benutzername für die Anmeldung am SMTP-Server, häufig die vollständige E-Mail-Adresse |
| Passwort | Passwort bzw. App-Passwort für die Anmeldung am SMTP-Server |
| Absenderadresse | Adresse, die Ihre Gäste als Absender sehen. Sie muss über diesen Server versenden dürfen. |
Alle Felder sind Pflichtfelder.
| Hinweis: Alle eingegebenen Werte, einschließlich des Passworts, werden mit AES-256 verschlüsselt gespeichert. |
| Tipp: Nutzt Ihr Unternehmen Microsoft 365 oder Google Workspace, ist häufig ein App-Passwort erforderlich bzw. muss die SMTP-Authentifizierung für das verwendete Postfach zunächst durch Ihre IT aktiviert werden. |
| Wichtig: Viele Mailserver und E-Mail-Anbieter begrenzen die Anzahl der E-Mails, die pro Stunde oder pro Tag versendet werden dürfen. Klären Sie diese Limits vor großen Versänden mit Ihrer IT, damit Einladungen an viele Gäste nicht verzögert oder blockiert werden. |
HÄUFIGE FRAGEN
Die Verbindung schlägt fehl – was kann ich tun?
Prüfen Sie Host, Port und Verschlüsselung auf Tippfehler und ob Port und Verschlüsselung zusammenpassen. Häufigste Ursache ist, dass der Mailserver keine Verbindungen aus der AirLST Suite zulässt – bitten Sie in diesem Fall Ihre IT um eine Freigabe.
Die Verbindung funktioniert, aber E-Mails kommen nicht an?
Prüfen Sie, ob die Absender-E-Mail über den Server versenden darf, und lassen Sie Ihre IT die Protokolle des Mailservers prüfen. Kontrollieren Sie auch den Spam-Ordner der Empfänger.
Gilt die Einstellung für alle Events?
Die SMTP-Konfiguration gilt für das gesamte Unternehmen und alle Events.
Sehe ich weiterhin Zustell- und Öffnungsstatus meiner E-Mails?
Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall die Reporting-Funktionen der versendeten E-Mails in AirLST nicht zur Verfügung stehen, da der Versand außerhalb unseres Trackingsystems erfolgt.
SIE HABEN FRAGEN?
Bei Fragen steht Ihnen unser Customer Service Team zur Verfügung.