In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Gästelimit hinterlegen, die Warteliste aktivieren und festlegen, was mit Anmeldungen geschieht, sobald alle Plätze belegt sind.
VORAUSSETZUNGEN
Bevor Sie starten, benötigen Sie:
- Zugriff auf die Veranstaltungseinstellungen
- eine E-Mail-Vorlage, die dem Status Warteliste zugeordnet ist, damit wartende Gäste benachrichtigt werden
GÄSTELIMIT UND WARTELISTE EINRICHTEN
- Öffnen Sie in der Veranstaltung den Reiter Einstellungen.
- Wählen Sie das Auswahlfeld Limits.
- Hinterlegen Sie das gewünschte Gästelimit und legen Sie fest, welche Status in die Kapazitätsberechnung einfließen.
- Aktivieren Sie die Warteliste und legen Sie bei Bedarf eine maximale Anzahl an Gästen auf der Warteliste fest.
- Wählen Sie unter „Wenn das Gästelimit erreicht ist" den gewünschten Modus aus.
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Hinweis: Das Feld für die maximale Anzahl an Gästen auf der Warteliste darf leer bleiben. Die Anmeldung bleibt dann so lange offen, wie Sie es möchten. |
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Wichtig: Erstellen Sie die E-Mail-Vorlage für die Wartelistenbenachrichtigung und ordnen Sie sie dem Status Warteliste zu. Ohne diese Vorlage erfahren Gäste nicht, dass sie auf der Warteliste stehen. |
WENN DAS GÄSTELIMIT ERREICHT IST
| Modus | Verhalten bei erreichtem Limit |
|---|---|
| Wartende zuerst, manuell | Neuanmeldungen erhalten den Status Warteliste. Sie bestätigen selbst, wer nachrückt. Dies ist die Standardeinstellung. |
| Wer zuerst kommt | Neuanmeldungen werden bestätigt, solange Plätze frei sind. Erst danach greift die Warteliste. |
| Tipp: Erhalten Neuanmeldungen den Status Warteliste, obwohl noch Plätze frei sind, prüfen Sie zuerst den eingestellten Modus. Für eine Bestätigung nach Anmeldereihenfolge wählen Sie "Wer zuerst kommt". |
PRAKTISCHES BEISPIEL
Angenommen, Sie definieren ein Gästelimit von 500 Personen und legen fest, dass nur Gäste mit dem Status Bestätigt für die Kapazitätsberechnung berücksichtigt werden.
Ohne aktivierte Warteliste schließt die Registrierung, sobald sich 500 Gäste erfolgreich registriert haben. Storniert anschließend eine Person, öffnet sich die Registrierung wieder, da erneut ein Platz verfügbar ist.
Mit aktivierter Warteliste erhalten alle weiteren Registrierungen ab der 500. Bestätigung den Status Warteliste und eine entsprechende Benachrichtigung per E-Mail. So vermeiden Sie, dass die Registrierung wiederholt schließt und wieder öffnet.
DEN STATUS WARTELISTE MANUELL SETZEN
Den Status Warteliste setzen Sie überall dort, wo ein Gaststatus gesetzt wird: in der Gästeliste, im Gast-Detail, über Massenaktionen, beim Import, über die API und in Workflows. Ein Gästelimit oder eine aktivierte Warteliste ist dafür nicht erforderlich.
Für sich allein löst der Status keine Automatik aus. Wie sich Neuanmeldungen verhalten, steuert ausschließlich der gewählte Modus. Sie können den Status deshalb auch als reinen Arbeitsstatus verwenden, wenn Sie Ihre Liste manuell organisieren.
| Wichtig: Das Gästelimit gilt auf allen Wegen gleichermaßen. Versuchen Sie, einen Gast über das Limit hinaus auf einen zählenden Status zu setzen, wird die Aktion abgelehnt und zeigt Ihnen die möglichen nächsten Schritte an: das Limit anpassen oder den Gast auf die Warteliste setzen. |
GÄSTE VON DER WARTELISTE NACHRÜCKEN LASSEN
Ein automatisches Nachrücken ist nicht vorgesehen.
Werden Plätze frei, setzen Sie die betreffenden Gäste manuell vom Status Warteliste auf Bestätigt.
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Hinweis: Der gewählte Modus steuert Anmeldungen über Landingpage und API. In der Gästeliste können Sie jederzeit Gäste hinzufügen oder bestätigen, solange Plätze frei sind. |
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